Das EXCEL-AddIn smart.dbLink

Erstellen Sie häufig Berichte oder Statistiken in Microsoft EXCEL, in welchen Sie sich auf EXCEL- oder ACCESS-Daten beziehen? Haben Sie sich dabei auch schon über die enormen Dateigrössen, die langsame Verarbeitung Ihrer Lookup-Bezüge oder die vielen Beschränkungen von Pivot-Tabellen geärgert? Dann ist smart.dbLink das ideale Werkzeug für Sie!

smart.dbLink ist ein ausgereiftes, praxisorientiertes und intuitiv zu bedienendes EXCEL-AddIn, welches als Daten-Schnittstelle zwischen EXCEL-Berichten und hiervon losgelösten EXCEL- oder ACCESS-Datenbanken wirksam ist. Ein Bericht und die damit verbundenen Daten bilden somit zwei voneinander unabhängige physikalische Einheiten, womit einerseits Datenredundanzen vermieden werden können und anderseits sehr viel kleinere Berichtsdateien resultieren.

Der interaktive Query-Builder

Die Funktionalität von smart.dbLink basiert auf der innovativen Verbindung von SQL (Structured Query Language) und Standard EXCEL-Tabellen. Eine EXCEL-Tabelle bildet dabei das „formale Gerüst“ des Berichtes (Layout) und regelt gleichzeitig das Zusammenspiel der einzelnen Informationen über Formeln und allenfalls unterstützende grafische Elemente. Die Datenbankabfragen, welche mit Hilfe des interaktiven Query-Builders oder mittels SQL-Navigator entwickelt, ausgeführt und auch abgespeichert werden können, definieren demgegenüber das „inhaltliche Gerüst“ des Berichtes, indem sie beschreiben, welche Daten unter welchen Voraussetzungen aus ausgelagerten Datenbeständen in den Bericht aufgenommen werden sollen.

Der interaktive Query-Builder

Die Speicherung und Auflösung der SQL-Abfragen

Die untenstehende Abbildung zeigt das Beispiel einer in einen Bericht integrierten SQL-Abfrage. Sie beschreibt, vergleichbar mit einer EXCEL-Formel, das „WAS“ bzw. den Dateninhalt einer einzelnen Zelle oder eines Zellbereiches. Sie wird als Kommentar - erkennbar am roten Kommentarindikator - in der gewünschten Ausgabezelle abgespeichert und bildet damit die „inhaltliche“ Dokumentation des Zellinhaltes. Diese Form der Inhaltsdefinition ist nebst weiteren Vorteilen für einen Benutzer bedeutend besser les- bzw. interpretierbar, als eine lange Formel mit ineinander verschachtelten Zellbezügen.

Speicherung der SQL-Abfragen als Kommentare

Bei Ausführung des Berichtes löst smart.dbLink die gezeigte SQL-Abfrage in ein konkretes Resultat auf und speichert dieses in die mit dem Kommentar verbundene Zelle zurück. Das Resultat kann danach wie gewohnt durch EXCEL-Formeln mit anderen Berichtsbestandteilen in Beziehung gebracht und weiterverarbeitet werden.

smart.dbLink am konkreten Beispiel

Erleben Sie am Beispiel der folgenden Flash Film-Sequenz, wie Sie smart.dbLink im Alltag praktisch einsetzen. Die demonstrierte Aufgabe besteht dabei darin, für ein Beispiel-Unternehmen eine Liste der fünf Export-Länder mit den höchsten Bestell-Volumina und die jeweils zugehörigen Bestell-Totale zu eruieren und diese Resultate in Form eines Kuchendiagramms zu präsentieren. Dazu wird in EXCEL vorerst eine Vorlage (Template) mit den einzelnen Tabellen- und Grafikelementen sowie deren Eigenschaften wie Schriftgrösse, Schriftgrad und farbliche Gestaltung erstellt und danach die notwendigen Datenabfragen in SQL (Structured Query Language) definiert. Die Vorlage in diesem Beispiel sei bereits erstellt, sodass jetzt die Beschaffung der einzelnen Datenelemente ansteht ...

Für diese Aufgabe verwenden wir den interaktiven Query-Builder, welcher die benötigten SQL-Abfragen aus Ihren Aktionen selbständig und vollautomatisch generiert - SQL-Kenntnisse sind somit für die Lösung von Problemen geringer bis mittlerer Komplexität nicht zwingend notwendig. Die von Query-Builder generierten SQL-Abfragen lassen sich später mit dem SQL-Navigator weiter bearbeiten bzw. verfeinern. Hierbei wird allerdings unmittelbar in SQL programmiert, weshalb für diese Aufgaben entsprechende (Vor-)Kenntnisse nützlich sind.

Für die Wiedergabe der folgenden Flash-Sequenz wird ein Fenster in der Grösse von 800 x 600 Punkten verwendet. Sie können dieses allerdings über einen Maus-Klick auf die entsprechenden Symbole in der rechten oberen Ecke des Fensters auf die Fläche des gesamten Bildschirms erweitern. Beachten Sie zudem, dass Sie die Wiedergabe der Sequenz mit Hilfe der Steuerungstasten am unteren Ende des Fensters jederzeit unterbrechen oder auch Teile derselben beliebig oft wiederholen können.

> Flash Film-Sequenz starten ...

Die Einzigartigkeit des Tools

Sobald Sie sich an die vielen Vorzüge und den Umgang mit smart.dbLink gewöhnt haben, werden Sie feststellen, dass sich der Entwicklungsprozess für neue Berichte ganz erheblich wandelt. So werden Sie als Folge eines höheren Automatisierungsgrades bei der Erstellung von Berichten in Zukunft mehr Raum für die Diskussion mit den Benutzern und für die Definition von Dateninhalten sowie Layouting zur Verfügung haben und sich gleichzeitig weniger mit dem Thema der Beschaffung und Manipulation der Daten auseinandersetzen müssen.

Zusammengefasst machen die folgenden Vorteile smart.dbLink im praktischen Einsatz so einzigartig:

Das Add-In smart.dbLink …

  • ermöglicht die vollständige Automatisierung Ihrer Standard-Reports,
  • dokumentiert Ihre Auswertungen aus formaler und inhaltlicher Sicht durch hinterlegte EXCEL-Kommentare,
  • nutzt die standardisierte Datenabfragesprache SQL (Structured Query Language) als Schnittstelle für Auswertungen und überwindet dadurch die Limitationen von Pivottabellen,
  • entkoppelt Berichtsvorlagen von den Dateninhalten, wodurch Datenredundanzen vermieden werden können und kleinere Dateigrössen resultieren.

Testen Sie das AddIn smart.dbLink

Testen Sie das AddIn smart.dbLink jetzt unverbindlich während 90 Tagen. Registrieren Sie sich als Benutzer, laden Sie sich danach das Produkt aus unserem Download-Bereich herunter und beantragen Sie über unser Kontakt-Formular eine zeitlimitierte Test-Lizenz.

Autor: Georg Spörri


Drucken

Cookies erleichtern die Bereitstellung unserer Dienste. Mit der Nutzung unserer Dienste erklären Sie sich damit einverstanden, dass wir Cookies verwenden.
Datenschutzerklärung Ok